Nasıl Bir İK programımızın bu haftaki konuğu İdenfit İK ve Stratejik Ortaklıklar Grup Müdürü Ayşegül Topcu. Ayşegül Hanım ile İK Ne Kadar Teknolojik hakkında konuştuk.

“150 yıllık geçmişimizle İK teknolojilerini globalde dijitale taşımayı hedefliyoruz”

Ayşe Nazmiye Uça: İdenfit, PDKS ve Teknoloji arasındaki bağ nedir?

Ayşegül Topçu: İdenfit, insan kaynakları profesyonellerinin tüm süreçlerini dijital ortama taşıyan bir teknoloji şirketidir. Kısa sürede global bir oyuncu olmayı hedefleyen İdenfit, güncel teknolojileri takip ederek, bulut dünyasındaki yeniliklere adapte olmakta ve yapay zekayı süreçlerine dahil ederek hızla gelişen teknoloji dünyasına uyum sağlamaktadır. 150 yıllık köklü bir geçmişe sahip olan İdenfit, bu deneyimiyle Türkiye’de insan kaynakları dünyasını buluta taşıyan birkaç şirketten biridir.

İdenfit’in en güçlü kaslarından biri PDKS. İnsan Kaynakları meslektaşlarımız, en yorucu ve yükümüzü artıran işlerden birinin çalışanların ne zaman gelip ne zaman gittiğini takip etmek olduğunu bilirler. Bunu personel devam kontrol sistemleri ile yapıyoruz. Dünyanın bir kısmı artık bunu önemsemese de, bu takibi yapmak durumda olan şirketler var. İdenfit bu alandaki 150 yıllık geçmişiyle insan kaynakları profesyonellerinin işlerini kolaylaştırıyor.

“idenfit gelişen dünya ile uyumlanıyor”

Ayşe Nazmiye Uça: idenfit farklı çalışma modellerinde zaman yönetimini nasıl sağlıyor?

Ayşegül Topçu: Pandemi öncesinde, şirketlerde çalışanların nerede ne zaman, ne yaptığını raporlamak, özellikle puantaj konusu oldukça hassastı ve hassasiyetini korumaya devam ediyor. Bunun performans, terfi, maaş ödemesi veya kesintisi gibi konuları içeren birçok haklı nedeni var.  Ayrıca yasal süreçler ve prosedürlere uyum sağlamak için de gerekli. Pandemi sonrasında uzaktan ya da başka bir ülkeden çalışma gibi durumların ortaya çıkmasıyla İdenfit geçmişinden aldığı deneyimi ile bu çalışma yönetimine hızlı bir şekilde uyum sağlayarak PDKS için GPS geliştirmeleri yaptı. Bu sistem çalışanların hangi konumda ve saat kaçta çalışmaya başladığını veya aynı şekilde nerede ve ne zaman işini tamamladığını detaylıca kaydedip raporluyor.

Aslında İdenfit, hem çalışanları hem de işverenleri dengelemeyi hedefliyor.

Ayşe Nazmiye Uça: Zaman yönetimi konusunda kullandığınız yöntemler neler?

Ayşegül Topçu: Biz bir insan kaynakları teknoloji şirketi olarak, çalışanların zaman yönetimini optimize etmek için hem geleneksel hem de yenilikçi çözümler sunuyoruz. Geleneksel yöntemlerimiz arasında turnike sistemleri ve yüz ya da parmak izi okuma cihazları bulunuyor. Bu cihazlardan aldığımız verileri bulut sistemlerde saklıyoruz. Ancak, teknolojinin hızla geliştiği günümüzde, çalışanların giriş-çıkış süreçlerini daha esnek ve kullanıcı dostu bir hale getirmek için mobil tabanlı çözümler geliştiriyoruz.

Çalışanlarımız, tek bir telefon numarası üzerinden GPS destekli giriş-çıkış işlemlerini gerçekleştirebiliyor. Bu sayede, hangi konumda ne zaman çalışmaya başladıkları ve işlerini bitirdikleri anlık olarak raporlanabiliyor. Bu yaklaşım, özellikle uzaktan çalışma veya esnek çalışma saatleri olan organizasyonlar için büyük bir avantaj sağlıyor. Geliştirdiğimiz sistemler, işletmelere zaman yönetimi konusunda daha etkin bir kontrol sunarken, aynı zamanda çalışanların da iş süreçlerine daha esnek bir şekilde uyum sağlamalarına olanak tanıyor.

Ayşe Nazmiye Uça: İnsan Kaynakları departmanı teknolojiye ne kadar yakın veya ne kadar uzak?

Ayşegül Topçu: İnsan Kaynakları, hem işvereni hem de çalışanı temsil etmek durumunda olan bir departman. Bu iki taraf arasında dengeyi bulmak kritik; fakat bu dengeyi ararken, yoğun operasyonel süreçlerin içinde kaybolma riski de var.

Puantaj işlemleri gibi rutin görevler, bu operasyonel yükün bir parçasını oluşturuyor. Bunun yanında, yetenekleri bulmak, geliştirmek, elde tutmak ve yasal süreçleri yönetmek gibi birçok fonksiyon da yine büyük bir operasyonel yoğunluk gerektiriyor. Bu denli yoğun operasyonların olduğu bir alanda, dijital çözümler artık bir lüks değil, bir gereklilik haline geldi.

İnsan kaynaklarında teknoloji kullanımının ilk adımları, yasal süreçleri yönetmek üzere atıldı. Örneğin, puantaj ve bordro işlemleri için dijital çözümler geliştirildi. Ardından, kendini tekrarlayan operasyonel işler için RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) gibi araçlar devreye girdi. Bugün ise, işe alım süreçlerinin neredeyse tamamı dijital platformlar üzerinden yönetiliyor. Akıllı iş ilanları oluşturma, video mülakatlar, aday takip sistemleri ve dijital imza süreçleri gibi yenilikçi çözümler, İnsan Kaynakları departmanlarının operasyonel iş yükünü hafifletirken, stratejik alanlarda daha fazla odaklanmalarına olanak tanıyor.

“Asıl olan yapay zekayı hayatımızı kolaylaştıracak şekilde kullanmak”

Ayşe Nazmiye Uça: İK alanında Yapay Zekâ kullanılmasını nasıl görüyorsunuz?

Ayşegül Topçu: Yapay Zeka İK alanında büyük bir potansiyele sahip ve doğru kullanıldığında hayatımızı önemli ölçüde kolaylaştırıyor. Ancak, uzun vadede bazı olumsuz etkiler ve tehditler de söz konusu olabilir. Önemli olan, YZ’yi insan odaklı ve etik bir şekilde kullanmak ve onun getirdiği avantajları işimizi stratejik olarak daha ileriye taşımak için değerlendirmek.

YZ’nin operasyonel süreçlerde bize büyük kolaylık sağladığı bir gerçek. Örneğin, puantaj işlemleri, çalışanların çalışma saatleri, izin hakları gibi rutin görevleri YZ ile otomatik hale getirebiliriz. Bu sayede, İK profesyonelleri olarak daha stratejik ve katma değer sağlayan görevlere odaklanabiliriz.

İşe alım süreçlerinde ise online platformlar üzerinden, belirli bir rolün gereksinimlerini YZ’ye tanımlayarak, uygun adayların filtrelenmesi ve mülakat sorularının oluşturulması gibi işlemleri otomatize edebiliyoruz. Bu, İK ekiplerine zaman kazandırırken, aday havuzunu daha etkin bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyor.

Sonuç olarak, YZ’nin İK alanındaki kullanımını, bizi destekleyen bir araç olarak görmek önemli. Nihai kararlar hala insana ait, ancak YZ’nin sağladığı verimlilik ve doğrulukla bu kararları daha bilinçli ve hızlı bir şekilde verebiliyoruz. YZ’nin gücünü, işimizi daha stratejik bir şekilde yürütmek için kullanmak, İK alanında geleceğe yönelik en büyük avantajımız olacaktır.

Ayşe Nazmiye Uça: Sektördeki deneyimleriniz nelerdir?

Ayşegül Topçu: İnsan Kaynakları alanındaki 12 yıllık kariyerimde, hem danışmanlık hem de kurum tarafında çeşitli rollerde bulundum. Teknoloji sektöründe niş bir alanda uzmanlaşmanın, kariyerimde bir basamak olduğunu düşünüyorum. 7 yıl önce, İnsan Kaynakları alanında danışmanlık hizmeti sunmak ve teknoloji sektöründeki şirketleri dijitalleştirmek amacıyla kendi şirketimi kurdum. Bu süreçte, işe alımdan başlayarak İnsan Kaynakları’nın tüm fonksiyonlarına kadar müşterilerime geniş bir yelpazede hizmetler sundum.

Ayşegül Topçu: Kendi işimi yürütmek, bana farklı roller üstlenmeyi öğretti. Bir yandan muhasebeci, bir yandan sekreter, bir yandan da patron olmanız gerekiyor. Hatta bazen spam kutusuna düşen bir e-postayı bile sabırsızlıkla bekliyorsunuz. Tüm bu zorluklar, bana öz disiplinin ve sürekli gelişimin ne kadar kritik olduğunu gösterdi. Bir şirket kurmak ve büyütmek, adeta bir çocuğu büyütmek gibi; ne kadar emek verirseniz, o kadar gelişir ve olgunlaşır. Bu süreçte defalarca hata yaptım, ancak her seferinde ders çıkararak kendimi geliştirdim. Kendi işinizde yıllık izin yok, sorumluluklarınızın sınırı yok, ama her an yeni bir şey öğrenme ve büyüme fırsatı var.

Bu yolculuk, beni sadece bir İK profesyoneli olarak değil, aynı zamanda bir lider, bir stratejist ve bir problem çözücü olarak da şekillendirdi. Teknolojiyle iç içe geçen bu deneyim, hem sektörümüze hem de iş süreçlerimize yenilikçi bir bakış açısı kazandırmamı sağladı.

“Benim hayattaki en büyük motivasyonum başarılı olmak”

Ayşe Nazmiye Uça: Genç yaşta bir girişimci olarak gençlere ne söylemek istersiniz?

Ayşegül Topçu: Gençlerle çok çalıştım ve onların potansiyeline olan inancım her zaman güçlü oldu. Bir girişimci olarak, gençlere en önemli tavsiyem, tutku ve sevdiğiniz iş üzerinde yoğunlaşmanızdır. Doğru iş seçimi için çaba göstermek ve bu yolda deneyim kazanmak, kariyer yolunda önemli bir adımdır. Üniversite yıllarında yanlış bölüm tercihi yapmış olabilirsiniz, ancak bu süreyi kendinizi tanımak ve neyle mutlu olacağınızı keşfetmek için bir fırsat olarak değerlendirin. Şirketlerin kapısını çalın, çeşitli iş deneyimlerine yönelin ve hangi alanda kendinizi gerçekten mutlu hissettiğinizi belirleyin.

Ben kendi yolculuğuma 17 yaşında Zorlu Holding’de staj yaparak başladım. Orada bir yöneticim, “Sen bu iş için doğmuşsun,” demişti. O deneyim, bu alanda gerçekten doğru yerde olduğumu anlamama yardımcı oldu. İşinizi sevmek ve buna tutkuyla yaklaşmak, başarının anahtarıdır. Herkes kendi yolunu çizmelidir; kendi işinizi yapma sorumluluğu sizde. Hayatınızın geri kalanını bir işte geçireceksiniz ve bu nedenle, hangi işin size en uygun olduğunu anlamak için çeşitli deneyimler yaşamanız önemli.

Başarı, benim en büyük motivasyonum oldu. Kendimden daha başarılı insanları görmek, bana ilham veriyor ve daha çok çalışmam için itici güç sağlıyor. Bir öneri aldım, bazıları bana inandı ve “Sen bunu yapabilirsin” dedi. Bu inançla, işimi en iyi şekilde yapmak için çok çalıştım. İlk işimi kurarken, evde 2 yaşında bir kızım vardı ve Beylikdüzü’nde yaşıyor, Ataşehir’e gidip geliyordum. Zorluklar yaşadım ama bu süreç beni güçlendirdi ve geldiğim nokta bugün beni son derece mutlu ediyor. Hayatımda karşılaştığım her engel, beni daha güçlü ve kararlı biri yaptı. Gençler, bıkmadan, usanmadan hedeflerinize koşun ve kendi yolunuzu oluşturun; çünkü her adım sizi daha da güçlendirecektir.

Ayşegül Topçu Nelerden İlham Alıyor?