Çok değil bundan 10-15 yıl önce video konferanslar için oldukça büyük yatırım yapılması gerekirdi, bunun için ayrı video konferans odası ayrıldığı durumlar yüksek teknoloji içeren görüntüler ve sık teknik arıza demekti bu toplantılar. Artık yatak odamızdan ya da bir bankta oturup cep telefonumuzdan katılabildiğimiz online iş toplantılarında uyulması gereken genel adap kurallarını hiç düşündünüz mü?
Covid-19 ile bir geceden ötekine iş hayatımıza online iş ve toplantılar girdi. Covid-19’un zirve yaptığı bugünlerde toplantıların standardı artık online olması. Özel yaşantımızla işimizin birbirine çok yakın olduğu şu günlerde, gaf yapma olasılığı fazlasıyla arttı. İş görüşmesi yapılan bir adayın, gayet olumlu bir izlenim bıraktıktan sonra sesi kapalı sanıp, ekranda bıraktığı izlenimin aksine, görüşmeci hakkında ileri geri konuşmaya başlamasına dair Linkedin’de bir paylaşıma denk gelmiştim. Uzun süre paylaşımlarını gördüğüm bir diğer olay ise; bir kişinin online görüşmeyi (ne yazık ki) pantolonsuz yapması , ve sonra, toplantı sisteminin kapandığını düşünüp evin içinde dolaşmaya başlaması… İş arkadaşlarının oldukça eğlenmiş olduğunu söylemeye gerek yok ve görüntüleri bizlere kadar ulaştı. Bu hataları kendimizin yapmayacağını düşünsek de, hata yapma olasılığımız oldukça ince bir çizgi artık.
Yüz yüze toplantılarda dikkat etmemiz gereken altın kurallar gibi bu sanal toplantıların da yazılı olmayan bazı kuralları var.
- Toplantılara geç kalmamak: Bunlardan ilk başta geleni. Yüz yüne toplantı adabının en önemli kuralı burada da fazlasıyla geçerli. Bilgisayarımızın çok yakın olması nedeniyle, toplantı zamanlamasına gerekli önemi vermememiz bizi zor durumlara düşürebilir ve toplantıya 1 – 0 yenik başlamamızı sağlayabilir. Son anda hazırlamak istediğiniz bir kahve ya da evde yaptığımız bir sohbet bize zamanı unutturabilir.
- Sistemi kontrol etmek: Her zaman kullandığımız sistemlerde bile terslikler yaşayabiliriz. Bazen karşımızdaki şirketin kullandığı yeni sistem problem çıkarabilir ya da bağlantımız sorunlu olabilir. Bu nedenle toplantıdan 30 dakika önce bağlantınızı ve sisteminizi denemek her şeyin yolunda olduğunu görüp, sonra toplantı için gerekli döküman ve dosyalarınızı hazır tutmak, özellikle önemli bir toplantı ise iyi olabilir.
- Toplantıya uygun giyinmek: Toplantının önemi ve resmiyetine göre giyimimiz değişebilir. Belki fiziksel toplantıda olduğu kadar önemli olmasa da, yine de giyimimiz bizi temsil edecektir. Evde çalışırken her ne olursa olsun yatak kıyafetimizle oturmak hem moral,, hem görünüm açısından iyi değil.
- Toplantı sırasında konuşmadığınızda sesi kapalı tutmak: Uğultular geldikten sonra sesinizi kapatmak belki sizi zor duruma sokabilir. Sesin kapalı olup olmadığından emin olmamak belki yukarıda bahsettiğim örnekte olduğu gibi gereksiz konuşma ya da gaf yapma olasılığınızı artırabilir.
5. Toplantının görüntülü olup olmaması: . Genel katılımın görüntülü olduğu bir toplantıda kamerayı açmamanızın tuhaf olabileceği gibi, bunun tam tersi de tuhaf olacaktır. Görüntüsüz bir toplantıya katıldığınızı düşünüp, çok rahat bir kıyafetle toplantıya başlamak yerine, her zaman düzgün bir kıyafetle başlamak en iyisi. Görüntüsüz bir toplantı olsa bile, akılda kalmak ve iyi bir etki bırakmak için profilinizde profesyonel görünümde bir fotoğrafınızın olması da önemli bir etken., Görüntülü bir toplantıda ise, biz kadınların en çok yaptığı nasıl gözüktüğümüze sık sık bakmak. Bunun fark edilmediğini sakın düşünmeyin.
6. Toplantıda yeme-içme: Fiziksel toplantılarda bir şeyler yemek içmek söz konusu olabiliyordu. Herkesin aynı ortamda olması nedeniyle sorun olmayan bir konuydu. Online toplantıya başlamadan önce yemek olayını bitirmek hatta masanın yemek ile ilgili olmaması en iyisi.
7. Toplantıları uygun rahatsız edilmeyeceğiniz bir yerde yapın: Ev halkı tarafından rahatsız edilmeyeceğiniz ve sürekli çalışma alanınız olan bir mekanı seçmek, hem toplantıya katılanlar açısından hem de sizin için önemli. Toplantıya farklı mekanlardan katılmak, durum acilse ve şirket içi bir toplantıysa sorun olmayabilir. Ancak kimi zaman bir parkta ya da yolda telefonla toplantıya katılmak karşı tarafı önemsemediğinizi gösterir.
8. Toplantı yaptığınız alanın nasıl göründüğünden emin olun: Online seminer ve eğitimler başladığında çok az kitap okuyan bir ulus olarak, sunum yapanların bunu istisnasız kitaplığın önünde yapması hayli eğlence konusu olmuştu. Yine de arka planımızın bir kitaplığa bakmasını ev içindeki bir başka görüntüye tercih etmemiz gerek. İçeriye girecek çocuklar ya da annenizin size yemek tattırma ihtimaline karşı en iyi çözüm bu olmalı.
9. Kalabalık toplantıyı kontrol altına alın: İnternet bağlantınızdan emin olun. Zayıf ağ bağlantısının ya da kullanılan uygulamaların yarattığı sorunlardan biri de seslerin üst üste binmesi oluyor. Özellikle birbirini daha önceden tanımayan kişiler anlık olarak ”o cümleyi kim söyledi” kestiremeyebiliyor. Bu tip durumlara düşmemek için katılımcı sayısının 6’yı geçtiği toplantılarda, toplantıdan önce ya da hemen toplantının başında bir moderatör belirlenmesi ile konuşma sırası, ses açma/kapatma gibi sorunlar daha doğmadan aşılabiliyor.
İyi toplantılar…