“Dağınık bir masa dağınık zihne işaret ediyorsa, boş masa neyin işareti?” Albert Einstein’a ait bu söz mü doğru?
Yoksa;
Karışık bir çalışma masası karışık zihnin mi göstergesi?
Birkaç gün önce, devam etmekte olan eğitimimde, Fransız kadının çantasını görmeseydim, kendimi çok dağınık bir insan kategorisinde tutacaktım. Genellikle çantamın içinde birbiri ile alakasız çeşitli materyaller bulunur ve bunlar uzunca bir süre benimle seyahat edebilirler. Bu bazen bir elma, bazen de bir çatal olabiliyor. En çok da iş toplantılarına giderken x-ray cihazında çantamdaki çatala şaşkın bakan güvenlik görevlisine mahcup gülümsüyorum. O akşam çantamı temizleyip bir sonaki hezimete kadar unutabiliyorum.
Ama Fransız hanımın çantası öyle böyle değildi… Telaşla anahtarını ararken, sırt çantası yanardağdan fışkıran lavları gibi havaya fırlıyor. Bir kısmını yakalayıp tıkıştırıyor, bu tıkıştırma başka kağıt doküman ve materyallerin kaçmasına neden oluyordu. Ben şaşkınlık içinde yan gözle duruma şahit olurken, başkası adına utanıp onun için sıkıldım gerçekten.
Çocukluğumdan beri pek düzenli olamadım, ilkokulda ayakkabısından yakasına tertemiz kızlara özendim ama muhakkak yakamı unutup kağıt kesip takmalar siyah önlüğümün her zaman lekesiz olmaması şeklinde istikrar tuttururdum. Okula annem tarafından hazırlanma lüksüm hiç olmadı. Çalışma yaşamımda masamın üzeri genellikle istediğim düzen seviyesine ulaşamadı.
Einstein’ın dağınık masa için sözlerini okuduktan sonra da, dağınık olmaktan sıkılmadan devam ettim iş yaşamına.
Peki 80’li 90’lı yılların bu tartışması hala geçerli mi?
Düzenli bir masaya karşı dağınık masa için söylenen sözler oldukça fazla ama günümüzde masanın çok fazla önemi kalmamaya başladı.
Hepimizin malumu
- Açık ofis düzenleri dağınık olmaya çok elverişli değil
- Aynı ortamın başka kişiler tarafından kullanılması söz konusu, o nedenle diğer kişinin kullanımına uygun bırakmak durumundayız
- Kağıt döküman kullanımının azaldı, çalışanların bazen sadece laptopları var
- Üretim alanlarının gelişmiş ülkelerden başlayarak yapay zekaya kayıyor. Mavi yakalılarda bile kirli ortamlar azalıyor
Ancak şimdi de karışık olma durumu bilgisayarımızdaki masaüstümüz için söz konusu. Karışıklık maillerimize ve masaüstüne taşınmış durumda diyorsanız, bu duruma da yine şirket kuralları müdahale ediyor. Çalışanların masaüstünde veri gizliği açısından dosyalarını gelişigüzel bulundurması denetlenmek durumunda. Sorumlu olduğumuz verileri düzenli güncellenen ortak dosyalarda bulundurmak zorundayız.
Özel alanlarımız kendimize özgü bir şekilde, buz gibi temiz, belki de darmadağınık yaratıcılığımızı destekleyen belki de hatıralarımıza çok önem verdiğimizden yerlerinden kaldırmadığımız eşyalarımız olabilir. Ancak çalışma ortamımızı belli sınırlar dahilinde düzgün tutmak gerekiyor. Çünkü çevremizdeki çok sayıda evrak, masaüstümüzdeki gerekli gereksiz dosyalar, düşünce potansiyelimizin bir kısmını meşgul edip bizi dağınık hale getiriyor.
Bunun için neler yapabiliriz?
Zaman zaman toplarlama yapmak ve gerekli olabilir diye bir kenara ayırdığımız ya da sadece unuttuğumuz için orada bıraktığımız materyalleri doğrudam çöpe –geri dönüşüme- atmakta fayda var.
Masamızın üzerinde uzun bir süre (en azından benim için öyle) kalan evrakların bir kısmı karar veremediğimiz konulara ilişkin evraklar. Bu evraklar için kararımız şu: “Karar veremiyorum şimdilik, karar vermemeyi seçiyorum.” Herhangi bir karar, kararsızlıktan daha iyidir. Bu konuda yüzleşmek zor da olsa bir karar verin.
Belli bir gün sadece ofisi ya da masa üstünüzü temizlemeye ayırabilirsiniz. Bunun sonunda boşu boşuna sakladığınız birçok döküman olduğunu fark edeceksiniz. Bunlardan birer birer kurtulmak sizi rahatlatacaktır. Yarım kalmış ve bundan dolayı sizi rahatsız eden işler için çözüm şu: Her bir konunun ilgili dökümanı elinize alın, üzerine temiz bir A4 kağıt iliştirin üzerine yarım kalan işi tek cümle ile yazın ve bir kenara dizin. Sonra her biri için şu soruyu sorun: Bunu çözmek için ilk yapmam gereken nedir? Ve yapın.
Bu çalışmanın ardından kendinizi daha hafif ve düzenli hissedeceksiniz.
Yazının başında bahsettiğim Fransız kadın için bu durumun geçerli olduğunu tabiiki söyleyemeyiz. Ancak böyle kişilerin sayısı da azımsanmayacak kadar çok… Tüm dünyanın ortak normlarından birisi olarak kabul edilen ilkelerden birisinin de; düzenin, disiplinin en katı kriteri olduğudur.
Fakat mutlak başarı için gerekli olan temel disiplinler midir, yoksa Einstein’ın sözleri midir?
Düzenlilik ve Japonlar:
Japonlar ve Japon üretim sistemleri tüm dünyaya örnek ve ilham oldu. Toyota sistemi Lean manufacturing, Türkçe’ye yalın üretim olarak çevirebileceğimiz üretim şekli, eski dönemlerin karmaşık üretim mekanlarını, aranan her şeyin kolay bulunduğu ve yüksek katma değer yaratan bir üretim modeline çevirdi. Bu konudaki rekabeti ve algıyı çok yüksek bir zemine taşıdı.
Rusya’da gerçekleşen Dünya Kupası’ndan elenerek ayrılan Japon milli futbol takımının soyunma odalarında, tek bir çöp bırakmadan ayrılarak, yine düzen konusunda bizi şaşırttılar. Japonlar ilk öğrenimlerinden itibaren çevrelerine önem verme konusunda eğitiliyorlar.
Bu yazı, Dünya Gazetesi’nde 27 Temmuz 2018 tarihinde yayımlanmıştır.
Ayşe Nazmiye UÇA
Datassist Bordro Servisi
CEO
